Arkevia : La sécurité des documents RH

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Arkevia : La sécurité des documents RH

12 décembre 2023 Digital 0

Automatisez vos démarches RH grâce à Arkevia, le coffre-fort numérique sécurisé qui vous permet de stocker, partager et gérer facilement tous vos documents RH en toute confidentialité. Avec la progression de la dématérialisation des documents, Arkevia offre une solution moderne et fiable pour remplacer les supports papier et simplifier les processus administratifs.

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Dans cet article, nous vous présenterons Arkevia, un outil développé au sein du groupe Cegedim, qui répond aux besoins croissants des entreprises en matière de gestion électronique des documents RH. Nous vous expliquerons comment fonctionne ce coffre-fort électronique, ses avantages pour l’entreprise, ainsi que son utilisation pour les employeurs et les employés.

Les mesures de sécurité mises en place par Arkevia

Arkevia met un point d’honneur à assurer la sécurité et la confidentialité totales de vos documents RH. L’outil applique plusieurs mesures de sécurité avancées pour protéger vos données sensibles :

1. Chiffrement des données

Toutes les données stockées sur Arkevia sont encryptées, ce qui signifie qu’elles sont codées de manière à être illisibles sans la clé de décodage appropriée. Ainsi, même en cas de fuite ou de piratage, vos documents restent protégés.

2. Authentification à plusieurs facteurs

Arkevia utilise une authentification à plusieurs facteurs pour renforcer la sécurité des comptes utilisateurs. En plus de votre mot de passe, une autre forme d’authentification, telle qu’un code envoyé par SMS, est nécessaire pour accéder à votre coffre-fort numérique. Cela réduit considérablement les risques d’accès non autorisés.

3. Suivi des accès et des modifications

Arkevia garde une trace de tous les accès et les modifications effectués dans votre coffre-fort numérique. Ainsi, vous pouvez toujours savoir qui a consulté ou modifié un document, ce qui renforce la responsabilité et permet d’identifier d’éventuelles activités suspectes.

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La protection contre la perte et le vol des documents

Outre la sécurité des données, Arkevia offre également une protection contre la perte et le vol de vos documents RH. Grâce à ses fonctionnalités avancées, vous ne perdrez plus jamais un document important et vous pourrez y accéder à tout moment, où que vous soyez.

1. Sauvegardes régulières

Arkevia effectue des sauvegardes régulières de vos données, garantissant ainsi qu’elles ne seront pas perdues en cas de problème technique ou de sinistre. Même en cas de panne de serveur, vos documents sont en sécurité et peuvent être restaurés rapidement.

2. Accès garanti même en cas de démission de l’entreprise

Même si un employé quitte votre entreprise, il pourra toujours accéder à ses documents stockés sur Arkevia pendant un certain laps de temps. Cela offre une tranquillité d’esprit aux employés, car ils peuvent continuer à accéder à leurs documents après leur départ.

3. Protection contre les cyberattaques

Arkevia met en place une sécurité renforcée pour protéger vos données contre les cyberattaques, telles que les tentatives de phishing ou les attaques par force brute. Vos documents sont donc à l’abri des hackers et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.

Arkevia offre donc une sécurité maximale pour vos documents RH, vous permettant de travailler en toute sérénité et de vous concentrer sur votre activité principale. Dans la prochaine partie, nous aborderons les différentes options de stockage et d’archivage proposées par Arkevia pour une gestion optimale de vos documents.

Les options de stockage et d’archivage des documents

Arkevia propose différentes options de stockage et d’archivage des documents, adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ces fonctionnalités permettent de faciliter la gestion et la conservation à long terme des documents RH de manière sécurisée.

Le stockage en ligne et la dématérialisation des documents RH

La dématérialisation des documents RH est un processus qui consiste à convertir les documents physiques en fichiers numériques. Cela offre de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts d’impression, de stockage et d’archivage, ainsi que la facilité d’accès aux documents à tout moment et de n’importe où. Arkevia propose un stockage en ligne sécurisé pour tous vos documents numérisés, ce qui garantit leur disponibilité à tout moment.

1. Avantages de la dématérialisation pour les entreprises

La dématérialisation des documents RH présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

  • Réduction des coûts : en éliminant le besoin d’imprimer et de stocker des documents papier, les entreprises peuvent réaliser des économies considérables sur les fournitures de bureau et les espaces de stockage.
  • Gain de temps : la recherche et la consultation des documents numériques sont beaucoup plus rapides et efficaces que la recherche manuelle de documents papier.
  • Sécurité accrue : les documents numériques stockés sur Arkevia sont protégés par des mesures de sécurité avancées, réduisant ainsi les risques de perte, de vol ou de dommages des documents physiques.
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2. Conservation des documents électroniques à valeur probante

Les documents stockés sur Arkevia bénéficient d’une valeur juridique équivalente à celle des documents papier. En effet, grâce à la signature électronique apposée par les utilisateurs, les documents numériques peuvent être utilisés à des fins légales, telles que la présentation de preuves dans le cadre de litiges ou de contrôles administratifs. Arkevia garantit que vos documents sont conservés de manière sécurisée et qu’ils peuvent être facilement consultés et récupérés en cas de besoin.

Les différents types d’archivage proposés par Arkevia

Arkevia offre plusieurs options d’archivage pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise en matière de conservation des documents RH. Ces options comprennent :

1. Archivage sur le cloud

L’archivage sur le cloud permet de stocker et de sauvegarder vos documents RH sur des serveurs distants, accessibles via Internet. Cette méthode d’archivage offre une grande flexibilité et une disponibilité constante des documents, permettant aux employés d’y accéder facilement à tout moment et de n’importe où. De plus, l’archivage sur le cloud offre une protection contre les risques de perte ou de dommage des documents physiques.

2. Archivage local sur serveur

L’archivage local sur serveur consiste à stocker et à sauvegarder vos documents RH sur des serveurs internes de l’entreprise. Cette méthode d’archivage offre un niveau supplémentaire de sécurité et de contrôle, car les documents restent au sein de l’infrastructure informatique de l’entreprise. Cela peut être particulièrement avantageux pour les entreprises qui ont des politiques de confidentialité et de sécurité strictes.

3. Archivage hybride

L’archivage hybride combine à la fois l’archivage sur le cloud et l’archivage local sur serveur, offrant ainsi une solution complète et flexible pour la gestion des documents RH. Cette approche permet de bénéficier à la fois des avantages de l’archivage sur le cloud, tels que l’accès à distance et la résilience aux sinistres, et des avantages de l’archivage local, tels que la sécurité et le contrôle.

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En choisissant Arkevia, vous pouvez opter pour l’option d’archivage qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. La flexibilité et la sécurité offertes par ces différentes options vous permettront de gérer efficacement vos documents RH et de garantir leur disponibilité à long terme.

L’automatisation des démarches RH avec Arkevia

Arkevia offre une solution complète pour automatiser les démarches RH et faciliter la gestion des documents administratifs. Grâce à ses fonctionnalités avancées, cet outil permet de simplifier les processus de distribution, de signature et de conservation des documents, offrant ainsi un gain de temps considérable pour les équipes RH.

La distribution des documents aux salariés

Avec Arkevia, les employeurs peuvent facilement distribuer les documents aux salariés de manière électronique. Que ce soit les bulletins de paie, les contrats de travail, les fiches de paie ou les formulaires administratifs, tous ces documents peuvent être partagés en quelques clics. Cette fonctionnalité permet d’économiser du temps et des ressources, car il n’est plus nécessaire d’imprimer et de distribuer physiquement les documents.

Partage des documents par l’employeur

Arkevia offre aux employeurs la possibilité de télécharger et de stocker les documents sur le coffre-fort électronique. Ils peuvent ensuite sélectionner les salariés concernés et partager les documents en quelques étapes simples. Arkevia envoie ensuite une notification par e-mail aux salariés pour les informer de la disponibilité des documents dans leur coffre-fort numérique.

Notification aux salariés et consultation des documents en ligne

Lorsqu’un salarié reçoit une notification par e-mail pour accéder à son coffre-fort numérique, il peut se connecter à Arkevia et consulter ses documents en ligne. Cette plateforme conviviale permet une navigation intuitive et une recherche facile des documents, ce qui facilite l’accès rapide aux informations nécessaires. De plus, Arkevia permet aux salariés d’organiser leurs documents en créant des répertoires personnalisés pour optimiser la gestion et la recherche des fichiers.

La gestion des bulletins de salaire et des pièces justificatives

Arkevia simplifie également la gestion des bulletins de salaire et des pièces justificatives pour les employeurs et les salariés. Grâce à ses fonctionnalités avancées, cet outil offre un processus automatisé et sécurisé pour la réception, la signature et la conservation de ces documents essentiels.

Réception et signature électronique des bulletins de salaire

Arkevia permet aux salariés de recevoir leurs bulletins de salaire au format PDF directement dans leur coffre-fort numérique. Ils peuvent les consulter, les télécharger et les imprimer selon leurs besoins. De plus, grâce à la fonctionnalité de signature électronique intégrée, les salariés peuvent apposer leur signature numérique sur les bulletins de salaire, ce qui les rend juridiquement valables.

Conservation des documents pendant 50 ans

Arkevia offre une capacité d’archivage à long terme, permettant aux salariés de conserver leurs bulletins de salaire et autres pièces justificatives pendant une durée de 50 ans. Cette fonctionnalité répond aux exigences légales en matière de conservation des documents fiscaux et permet aux salariés d’accéder à leurs historiques de paie à tout moment, que ce soit pour des démarches administratives ou pour des besoins personnels.

Grâce à l’automatisation des démarches RH avec Arkevia, les employeurs et les salariés peuvent simplifier et accélérer la gestion des documents administratifs. Cette solution offre de nombreux avantages, tels que le gain de temps, la réduction des coûts et l’optimisation des processus RH. Dans la prochaine partie, nous mettrons en avant les avantages d’Arkevia pour les entreprises et l’image positive qu’elle peut renvoyer.

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